La era digital ha traído consigo una revolución en la forma en que hacemos negocios, y uno de los cambios más significativos ha sido la adopción de la factura electrónica. Este moderno método de facturación ha demostrado ser eficiente y altamente conveniente tanto para los profesionales autónomos como para las empresas.
En este artículo, te explicamos con detalle cómo hacer una factura electrónica, paso a paso, para que puedas integrar este proceso fácilmente en tu flujo de trabajo y potenciar la eficiencia de tu negocio.
Contenido:
- ¿Qué es una Factura Electrónica?
- Datos Obligatorios en una Factura Electrónica.
- Herramientas para crear Facturas Electrónicas.
- Tipos de formatos válidos para Facturas Electrónicas.
- Cómo crear, descargar y enviar una Factura Electrónica.
¿Qué es una Factura Electrónica?
Antes de profundizar en el proceso de cómo hacer una factura electrónica, es esencial entender qué es exactamente este tipo de factura. En términos sencillos, una factura electrónica es un documento digital que cumple con los requisitos legales y fiscales de una factura tradicional en papel.
Se genera, envía y almacena en formatos digitales, generalmente en PDF, XML u otro formato electrónico autorizado por la legislación vigente.
Por otro lado, la factura electrónica es una ventaja en cuanto a la reducción de costes, la agilización de procesos, la disminución de errores y un menor impacto ambiental, puesto que se elimina el uso de papel.
Datos Obligatorios en una Factura Electrónica
Cómo hacer una factura electrónica, implica conocer también la validez legal de la misma, por tanto, es crucial incluir los siguientes datos que son obligatorios:
- Datos del emisor: Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección y datos de contacto.
- Datos del receptor: Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección y datos de contacto del destinatario.
- Descripción de los bienes o servicios: Detalles de los productos o servicios prestados, incluyendo cantidad, precio unitario, impuestos y cualquier descuento aplicado.
- Fecha de emisión y vencimiento: La fecha en que se emite la factura y la fecha límite para el pago.
- Número de factura: Número único y consecutivo para identificar la factura.
- Tipo impositivo y cuota tributaria: Indicación del tipo de impuesto aplicado y la cantidad correspondiente.
Herramientas para crear Facturas Electrónicas
Crear una factura electrónica es ahora más sencillo que nunca, gracias a una amplia gama de herramientas disponibles en el mercado. Estas herramientas pueden ser aplicaciones móviles, plataformas en línea o programas de software especializados. Algunas de las opciones populares incluyen:
Aplicaciones móviles:
Apps como “Factura Fácil” o “Debitoor” que te permiten generar facturas electrónicas directamente desde tu dispositivo móvil.
Plataformas en línea:
Plataformas como “Declarando”, “Billin” “B2BRouter” ofrecen servicios completos de facturación electrónica en línea, permitiendo crear, enviar y gestionar facturas de manera eficiente.
Software especializado:
Programas como “Contasimple” o “Quipu” proporcionan soluciones más avanzadas y personalizadas para la creación y gestión de facturas electrónicas, adaptadas a las necesidades de tu negocio.
Tipos de formatos válidos para Facturas Electrónicas
No todos los formatos digitales son aceptados a la hora de presentar una factura, aunque sí existe más de uno válidos, los más comunes son:
- PDF (Portable Document Format): Ampliamente utilizado y fácil de leer en cualquier dispositivo. Es ideal para enviar facturas por correo electrónico.
- XML (Extensible Markup Language): Es el formato estructurado que contiene toda la información detallada de la factura. Suele utilizarse para intercambiar datos entre sistemas.
Cómo crear, descargar y enviar una Factura Electrónica
Ahora, veamos cómo puedes crear, descargar y enviar una factura electrónica de manera sencilla:
- Acceso a la herramienta: Inicia sesión en la plataforma o aplicación que elegiste para generar la factura electrónica.
- Relleno de datos: Completa los datos del emisor, receptor, descripción de los bienes o servicios, fechas y demás información requerida.
- Generación de la factura: La plataforma generará automáticamente la factura en el formato adecuado (PDF o XML) y asignará un número único.
- Descarga de la factura: Descarga el archivo generado y guárdalo en tu sistema o dispositivo.
- Envío al cliente: Envía la factura-e al cliente por correo electrónico u otro medio electrónico seguro.
¿Tienes Dudas sobre Cómo hacer una Factura Electrónica?
Si tienes dudas o necesitas asesoramiento adicional sobre cómo adaptar la factura-e a las necesidades de tu negocio, no dudes en contactar con la asesoría Pere Mondragó en Valencia.
En Pere Mondragó Consultores, te ofrecemos un asesoramiento personalizado y profesional para optimizar tu proceso de facturación electrónica y garantizar el cumplimiento de todas las normativas vigentes. Recuerda que es obligatoria para todos los autónomos, pymes o dueños de empresas.
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