Si algo queda claro es que la Agencia Tributaria (AEAT) ha avanzado en la digitalización y control de la facturación empresarial con el sistema VERIFACTU, lo cual afecta a programas y sistemas informáticos de facturación de empresas y autónomos.
¿Qué es lo que garantiza este avance? Que todas las facturas emitidas sean íntegras, trazables e inalterables, minimizando el riesgo de fraude y aportando mayor fiabilidad de los registros contables.
Si quieres saber más sobre qué es VeriFactu, cuándo será obligatorio y qué implica para tu negocio, toma nota para poder prepararte con tiempo y planificar con antelación estos cambios.
Contenido:
- Qué es VeriFactu y su marco legal (AEAT).
- Plazos oficiales y a quién aplica (empresas y autónomos).
- Cambios en la factura: QR y leyenda VeriFactu.
- ¿Hay que enviar cada factura a la AEAT?.
- Impacto en tus procesos de facturación.
Qué es VeriFactu y su marco legal (AEAT)
Para luchar contra el fraude y la prevención fiscal VeriFactu nace con la Ley 11/2021. Este sistema se desarrolla a través del Reglamento de Certificación de Software de Facturación aprobado por el Real Decreto 1007/2023.
Según la AEAT, VeriFactu es un sistema informático de facturación verificable. Gracias al mismo, se garantiza que todos los registros de facturación no se manipulen, eliminen o modifiquen sin dejar constancia.
Todos los programas que cumplan con estos requisitos se consideran “sistemas VeriFactu”. Además, cada uno de ellos deberá generar facturas con unos requisitos técnicos específicos: huella hash, encadenado criptográfico y código QR.
Siguiendo el modelo de digitalización fiscal europeo y el de los sistemas de control que ya existen en otros países de la UE, VeriFactu busca crear una línea de confianza entre el contribuyente y la Administración Tributaria.
Objetivo: integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Plazos oficiales y a quién aplica (empresas y autónomos)
VeriFactu tiene como objetivo principal garantizar la autenticidad y la integridad de cada factura emitida. Cada registro incluye un conjunto de metadatos que aseguran:
- Integridad: no podrá alterarse el contenido original de lo contrario el sistema lo detectará.
- Trazabilidad: cada factura genera una “huella digital” (hash) que enlaza con la anterior. Esto crea una cadena ininterrumpida de registros.
- Inalterabilidad: cualquier cambio, anulación o rectificación quedará registrado como un nuevo evento.
Gracias a VeriFactu, la AEAT aspira a imposibilitar facturas duplicadas, suprimir registros y modificar importes. Todo quedará reflejado construyendo un sistema transparente que reduzca el fraude fiscal. También favorece la calidad de la información y el control interno de las empresas.
SIF vs. sistemas VeriFactu: Diferencias operativas y de control.
La llegada de VeriFactu ha hecho que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que muchos negocios utilizaban sin requisitos específicos de certificación, se adapten según las nuevas especificaciones técnicas.
Y bien, ¿qué diferencia a un SIF de un VeriFactu?
Registro inalterable:
- SIF: permite registros editables sin trazabilidad garantizada.
- VeriFactu: cada factura genera un registro seguro firmado electrónicamente, sin posibilidad de alteración sin dejar rastro.
Encadenado hash:
- SIF: los registros no están necesariamente vinculados entre sí.
- VeriFactu: cada registro está enlazado con el anterior mediante hash, impidiendo eliminar, insertar o reordenar facturas.
Generación automática de eventos:
- SIF: los cambios internos pueden no quedar documentados.
- VeriFactu: todo queda registrado (altas, anulaciones, modificaciones…), creando una trazabilidad completa exigida por la AEAT.
Código QR y leyenda obligatoria:
- SIF: las facturas no incluyen elementos verificables por la Administración.
- VeriFactu: incorpora un QR único y una leyenda obligatoria que permite validar la factura directamente ante la AEAT.
Cabe decir que VeriFactu no sustituye al SII, sino que lo complementa, aportando seguridad desde el origen de los datos y reduciendo significativamente el riesgo de incumplimientos.
Cambios en la factura: QR y leyenda VeriFactu
La entrada en vigor de VeriFactu está pensada para que empresas, autónomos y fabricantes puedan incorporarlo de forma progresiva y con suficiente tiempo de adaptación.
Este cambio afectará a cualquier profesional que emita facturas (papel y/o formato electrónico) y que no esté exento de las obligaciones de facturación tal y como indica el vigente Reglamento de Facturación.
Sociedades (IS): Obligación desde el 1 de enero de 2026; autónomos/resto: 1 de julio de 2026.
Según el tipo de contribuyente la entrada en vigor se establece de esta manera:
- Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (IS): la fecha oficial es a partir del 1 de enero de 2026.
- Autónomos y otros contribuyentes del IRPF: obligados a partir del 1 de julio de 2026.
Con esta entrada escalonada se evitan colapsos técnicos y otros problemas que puedan surgir garantizando una correcta realización del sistema.
Nota: La AEAT recomienda que autónomos y empresas inicien estos procesos de adaptación durante el 2025 para realizar pruebas y posibles mejoras de adaptación de cara a un futuro inminente.
Fabricantes de software: Adaptación antes del 29 de julio de 2025.
La AEAT establece para los fabricantes, desarrolladores y comercializadores de software de facturación una fecha para adaptar sus programas al estándar de VeriFactu y declararlo ante la AEAT, antes del 29 de julio de 2025.
Los programas deberán cumplir con:
- Estructura técnica del registro y metadatos exigidos.
- Generación de la huella hash y el encadenado de facturas.
- Firma electrónica del registro.
- Incorporación automática del código QR y de la leyenda “Factura verificable/VeriFactu”.
El incumplimiento de estos requisitos podrá considerarse infracción tributaria y ser sancionable según la Ley General Tributaria.
¿Hay que enviar cada factura a la AEAT?
Existen muchas dudas en relación al envío automático de todas las facturas a la AEAT. Aunque la respuesta es no, la Administración sí lo recomienda. Veamos qué opciones tienes.
Opción VeriFactu (envío automático recomendado) vs. registro local sin envío.
Existen dos modalidades:
1. Opción VeriFactu (envío automático): es una modalidad segura a nivel jurídico y hace más simple futuras verificaciones. De esta forma, el sistema enviará de inmediato los registros de facturación a la AEAT.
2. Registro local sin envío: el sistema custodia y conserva los registros en el software pero sin transmisión automática.
Siempre que el software cumpla con los requisitos técnicos establecidos, ambas opciones son válidas aunque la AEAT incentivará el uso del envío automático, reduciendo la carga de comprobaciones posteriores.
Impacto en tus procesos de facturación
La llegada de VeriFactu y su adaptación, afecta al software y a los flujos de trabajo contable, administrativo y de auditoría interna. Para empresas con múltiples series o sistemas integrados, supondrá un reto pero que optimizará el rendimiento y transparencia empresarial.
Numeración y series, convivencia con SII y con la factura electrónica B2B (Ley “Crea y Crece”).
VeriFactu convivirá con otras obligaciones ya vigentes, como:
- Numeración y series: cada factura se integrará en una única secuencia encadenada, sin saltos y sin duplicidades.
- SII (Suministro Inmediato de Información): las empresas obligadas al SII deberán mantener los registros VeriFactu y los libros electrónicos de IVA.
- Factura electrónica B2B (Ley “Crea y Crece”): son sistemas complementarios, VeriFactu garantiza la integridad de los registros y la factura electrónica regula la transmisión entre empresas.
Este cambio consolida la facturación digital segura y verificable, estando en línea con la estrategia europea de transparencia fiscal.
Si necesitas ayuda para adaptar tu facturación, en Pere Mondragó Consultores te ayudamos a actualizar tu software y establecer los procedimientos necesarios para cumplir con la normativa VeriFactu.
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